Jak mít kávu na konferenci bez front
Pět věcí, které rozhodují, jestli přestávka proběhne u kávy, nebo ve frontě.
Průvodce pro organizátoryAktualizováno
Proč fronta vzniká
Na konferenci přijde většina lidí ke kávě ve stejnou chvíli. Přestávka trvá patnáct nebo dvacet minut a během prvních pěti minut stojí u baru polovina sálu. Nejde tedy o to, kolik kávy se vypije za celý den, ale kolik nápojů je potřeba vydat během pár minut.
Fronta proto nevzniká kvůli špatné kávě nebo pomalému baristovi, ale kvůli plánu, který s touhle špičkou nepočítá. Dobrá zpráva: dá se jí předejít.
Nezávazná poptávka1. Plánujte podle přestávek, ne podle počtu hostů
Pošlete cateringu harmonogram dne. Barista, který ví, že v 10:30 přijde 150 lidí, se na to připraví: nahřeje stroj, namele kávu do zásoby a rozestaví kelímky. Bez harmonogramu se dozví o přestávce, až když se otevřou dveře sálu.
2. Správný počet baristů
Jeden barista u jednoho stroje je ideální na plynulý provoz, kdy lidé chodí postupně. Na přestávky, kdy přijde celý sál najednou, je potřeba aspoň druhý člověk — jeden připravuje espresso, druhý mléko a vydává. U velkých konferencí má smysl postavit dva bary na různých místech.
3. Kratší menu v době špičky
Na přestávku stačí čtyři až pět nápojů, které se dají připravit rychle: espresso, americano, cappuccino, latté a v létě ledová káva. Speciality a nápoje navíc nechte na klidnější část dne nebo na odpoledne, kdy u baru není nápor.
4. Umístění baru
Bar postavte tak, aby fronta nezablokovala dveře sálu ani registraci. Nejlépe stranou s prostorem, kam se fronta může „zatočit". Pokud máte víc pater nebo dva sály, zvažte bar u každého z nich. Pamatujte na elektřinu: profesionální stroj potřebuje vlastní okruh, ne prodlužovačku sdílenou s projektorem.
5. Dejte lidem kávu i mimo přestávky
Když je bar otevřený celý den, část hostů si pro kávu dojde během bloku, který je tolik nezajímá. Špička o přestávce se tím rozloží. Funguje to i u ranní registrace — kdo dostane kávu hned při příchodu, nestojí pak ve frontě o první přestávce.
Shrnutí
Kávu bez front na konferenci zajistí tři věci: harmonogram předem, dostatek lidí na špičku a krátké menu. Zbytek už je na baristech.
- Pošlete harmonogram a odhad počtu hostů.
- Na přestávky počítejte se dvěma lidmi u baru.
- Ve špičce vydávejte jen rychlé nápoje.
- Bar postavte mimo hlavní průchod.
- Nechte bar otevřený i mimo přestávky.
Co poslat cateringu v poptávce
Čím víc toho catering ví předem, tím lépe se připraví. Do poptávky nebo do prvního e-mailu pošlete:
- Datum, místo a čas začátku i konce programu.
- Odhad počtu hostů a kolik jich přijde už na registraci.
- Časy přestávek a oběda.
- Kde v budově může bar stát a kde je nejbližší zásuvka.
- Jestli chcete kelímky s logem konference nebo partnera.
Kelímky, odpad a hygiena
Na konferenci se během dne vypijí stovky nápojů a s nimi vznikne i hromada kelímků. Domluvte se s cateringem a s budovou, kde budou koše a kdo je bude vynášet. U nás po sobě odvážíme všechno, co jsme přivezli; koše pro hosty ve foyer je ale dobré mít pod kontrolou, aby nepřetekly zrovna o přestávce.
Kelímky s potiskem jsou zároveň malá reklama. Když na nich je logo konference nebo hlavního partnera, odnesou si ho hosté do sálu, na fotky i ven z budovy.
Příklad: konference pro 150 lidí
Představte si celodenní konferenci pro 150 lidí s registrací v osm a dvěma přestávkami. Bar postavíme ve foyer stranou vstupu do sálu, otevřeme ho už na registraci a během dopoledního bloku necháme otevřený. Na přestávky budou za barem dva lidé a menu se zúží na rychlé nápoje. Odpoledne, kdy je klid, nabídneme i speciality. Výsledek: hosté dostanou kávu, když ji chtějí, a přestávka zůstane přestávkou.
Nejčastější chyby organizátorů
Fronty na kávu mají skoro vždycky stejné příčiny:
- Bar postavený hned u dveří sálu, kde fronta zablokuje průchod.
- Jeden člověk za barem na přestávku pro celý sál.
- Dlouhé menu se specialitami přesně ve chvíli největšího náporu.
- Kávovar připojený na zásuvku, na které je i další technika.
- Catering, který se o harmonogramu dozví až na místě.
Káva jako součást programu
Přestávka na kávu je pro mnoho hostů nejcennější část konference — čas na rozhovory, kontakty a domluvy. Když káva odsýpá, mají na to lidé celou přestávku, ne jen poslední dvě minuty po frontě.
Časté dotazy
Zvládnete přestávku, kdy přijde celý sál najednou?
Ano, když o ní víme dopředu. Podle harmonogramu a počtu hostů pošleme víc baristů nebo postavíme obě naše jednotky. Ve špičce vydáváme kratší menu, aby fronta odsýpala.
Kam se ve foyer nebo hale postavíte?
Kamkoli, kde je rovné místo a do padesáti metrů zásuvka. Doporučíme místo stranou hlavního průchodu, aby fronta neblokovala vstup do sálu ani registraci.
Umíte potisknout kelímky naším logem?
Umíme. Pošlete nám logo a kelímky na akci přijedou s ním. Dejte nám na to ale dopředu vědět, ať to stihneme připravit.
Kolik to stojí?
Svatbu vám uděláme od 7 500 Kč vč. DPH, firemní akci od 6 900 Kč bez DPH. Konečnou cenu ovlivňuje hlavně počet hostů, délka výdeje a vzdálenost. Přesnou nabídku pošleme do 24 hodin — přehled najdete na stránce Ceny.
Pomůžeme s plánem
Pošlete nám harmonogram a počet hostů. Navrhneme provoz bez front a pošleme nabídku do 24 hodin.
Nezávazná poptávka